​Probleem
Greenpeace DE gebruikt box.com voor content management en het delen van bestanden. De zoekfunctie biedt filters op basis van metadata, echter is een belangrijke voorwaarde dat de metadata eerst aan bestanden moet zijn toegewezen. Het was voor medewerkers daarom moeilijk om de juiste documenten te vinden. Greenpeace DE heeft aan
G-workplace gevraagd of het mogelijk was om metadata automatisch toe te wijzen voor bestanden in bepaalde (doel)mappen en bij een “trigger” op basis van een wijziging van naam en/of locatie van het bestand.
Oplossing
G-workplace heeft een oplossing geïmplementeerd die is ingebouwd in node.js en is geïmplementeerd als een Google Cloud function om “webhooks”, ook bekend als “Reverse API’s, te definiëren voor de beoogde mappen. Wanneer een bestand in de mappen van box.com door een medewerker wordt gewijzigd, dan wordt een Cloud function in Google getriggerd.
De Cloud function neemt alle benodigde stappen nemen om het vooraf ingestelde “metadata template” toe te passen op het bestand, en de velden in te vullen op basis van de bestandsnaam.
Daarnaast wordt via een eenvoudig Google Apps script periodiek een aparte Cloud function getriggerd om de mappen van gebruikers te indexeren. Als er nieuwe mappen worden gedetecteerd die binnen het domein van Greenpeace vallen en geen webhook hebben maar er wel een zouden moeten, dan wordt automatisch een webhook toegevoegd en de metadata binnen de map bijgewerkt.
Resultaat
Met onze oplossing zijn mensen bij Greenpeace DE in staat om content binnen box.com te vinden op basis van automatisch gegenereerde metadata. Er is geen handmatige tussenkomst meer benodigd wanneer nieuwe gebruikers worden toegevoegd, of wanneer gebruikers nieuwe (doel)mappen aanmaken. Onze oplossing detecteert automatisch alle relevante wijzigingen en aanvullingen en past metadata toe om de content gemakkelijk te vinden maken en te houden.
