Probleem

Greenpeace DE gebruikt box.com voor contentbeheer en het delen van bestanden. De zoekfunctie biedt filteren op metadata, maar een voorwaarde is dat er metadata aan de inhoud moet worden toegewezen. Het was voor hen moeilijk om de juiste documenten te vinden. Daarom heeft Greenpeace DE aan G-workplace gevraagd of het mogelijk was om metadata in te stellen op bestanden in bepaalde (doel)mappen, getriggerd door bepaalde wijzigingen in het bestand, zoals het verplaatsen of hernoemen van bestanden.

Oplossing

G-workplace heeft een oplossing geïmplementeerd in node.js en geïmplementeerd als een Google cloud functie om webhooks te definiëren op de doelmappen. Wanneer een bestand in deze mappen binnen Box wordt gewijzigd, wordt een cloudfunctie in Google uitgevoerd.

De cloudfunctie neemt alle vereiste stappen om het metadatasjabloon op het bestand toe te passen en de velden in te vullen op basis van de bestandsnaam.

Periodiek wordt een andere cloudfunctie geactiveerd vanuit een eenvoudig Google apps-script om de mappen van gebruikers te controleren: als er (nieuwe) mappen worden gedetecteerd die eigendom zijn van een van de gebruikers van de organisatie en die een webhook zouden moeten hebben, wordt er een geïmplementeerd en worden de metagegevens van de aflopende bestanden bijgewerkt.

Resultaat

Met onze oplossing kunnen mensen bij Greenpeace DE content vinden in boxen op basis van automatisch gegenereerde metadata. Er is geen handmatige tussenkomst nodig wanneer nieuwe gebruikers worden aangemeld of gebruikers nieuwe (doel)mappen aanmaken. Onze oplossing detecteert automatisch alle relevante wijzigingen en toevoegingen en past metadata toe om content gemakkelijk vindbaar te maken.